To pytanie pada często. Ale jeszcze częściej słyszymy…

1. JAK UZYSKAĆ OSZCZĘDNOŚCI BEZ UTRATY JAKOŚCI?

Pralnia rzadko znajduje się na liście strategicznych zakupów szpitala czy domu opieki. Wystarczy jednak kilka problemów z odbiorem, jakością prania czy terminowością dostaw, żeby szybko okazało się, jak ważnym, a jednocześnie kosztogennym obszarem jest pralnictwo. Najczęściej jest to outsourcing usług i wybór zewnętrznego dostawcy.

Mniejsze domy opieki często nadal realizują część prania we własnym zakresie, jeśli dysponują odpowiednim personelem i zapleczem technicznym.

Od czego zacząć – trzeba odpowiedzieć na pytanie, co właściwie pierzemy?

W nomenklaturze pralniczej funkcjonuje pojęcie bielizny płaskiej. To przede wszystkim prześcieradła, poszwy, poszewki, podkłady czy ręczniki.

W przypadku większych placówek ilości tego asortymentu analizuje się często w tonach miesięcznie. Orientacyjnie średni szpital liczący 150 – 250 łóżek może generować nawet około 15-35 ton bielizny miesięcznie, natomiast dom opieki dla 50-100 pensjonariuszy około 3-8 ton. Są to wartości orientacyjne – rzeczywista ilość zależy m.in. od obłożenia, profilu placówki i częstotliwości wymiany bielizny.

Natomiast bielizna fasonowa – np. fartuchy, odzież pacjentów czy odzież robocza może być natomiast rozliczana wagowo lub za sztukę.

Dlatego wybierając pralnie, proste zapytanie kierowane na rynek:

„Potrzebujemy oferty na pranie bielizny. Proszę o wycenę”  – nie powinno być początkiem procesu.

Nie kupujemy prania. Kupujemy cały proces. Kompleksowość usług.

Bielizna musi zostać odebrana z ośrodka, odpowiednio przygotowana, posegregowana, wyprana, wysuszona, złożona, zabezpieczona i dostarczona z powrotem.

Na czas. W odpowiedniej ilości. W odpowiedniej jakości.

Dlatego przed przygotowaniem zapytania ofertowego warto określić:

– rodzaj i ilość bielizny w skali miesiąca i roku,

– podział na bieliznę płaską i fasonową,

– częstotliwość odbiorów i dostaw,

– wymagany czas realizacji,

– sposób rozliczenia,

– zakres transportu,

– zasady oznakowania tekstyliów,

– odpowiedzialność za zagubienia, zamiany i uszkodzenia,

– planowany okres obowiązywania umowy.

Dopiero wtedy można przygotować dobre zapytanie ofertowe i przystąpić do procesu wyboru dostawcy.

 

2. BEZPIECZEŃSTWO PROCESU PRANIA MA ZNACZENIE

W przypadku szpitala czy domu opieki pralnia nie może być oceniana wyłącznie przez pryzmat tego, czy dobrze pierze.

Warto sprawdzić, czy pralnia posiada i konsekwentnie stosuje procedury obejmujące cały proces obrotu bielizną – od przyjęcia i transportu bielizny brudnej, przez jej segregację w strefie brudnej oraz postępowanie z bielizną potencjalnie skażoną biologicznie, aż po pranie i dezynfekcję.

Istotne jest również wyraźne rozdzielenie strefy brudnej i czystej oraz właściwa organizacja kolejnych etapów: suszenia, maglowania, składania i pakowania.

Procedury powinny obejmować także regularne czyszczenie i dezynfekcję pomieszczeń oraz urządzeń, bezpieczny transport bielizny czystej, a także kontrolę jakości i dokumentowanie przebiegu procesu.

Sama deklaracja, że dobrze realizujemy usługę i kilka referencji sprzed lat to za mało.

Warto wiedzieć, jak wygląda przepływ bielizny, jak rozdzielone są strefy, jak kontrolowany jest proces i jak wygląda postępowanie w przypadku niezgodności.

3. A CO Z TRANSPORTEM?

Tak jest ważny, gdyż można mieć bardzo dobrą jakość prania, ale jeżeli czysta bielizna nie wróci do placówki wtedy, kiedy jest potrzebna, problem pozostaje.

Szczególnie ważny był okres COVID-19, gdzie skażona bielizna musiała być odpowiednio zabezpieczona.

Dlatego warto zapytać pralnię, nie tylko samą cenę, ale również:

– Jak często odbierana jest bielizna?

– Jaki jest standardowy czas realizacji usługi?

– Co w przypadku pilnego zapotrzebowania?

– Czy możliwe są odbiory i dostawy w weekendy i dni świąteczne?

– Co dzieje się w przypadku awarii pralni i czy dostawca ma rozwiązanie awaryjne?

– Kto pokrywa koszty naprawy bielizny?

To pytania, które warto zadać zanim pojawi się problem, a nie wtedy, gdy ośrodkowi zaczynie brakować czystej pościeli.

 

4. NAJTAŃSZA OFERTA NIE ZAWSZE OZNACZA NAJNIŻSZY KOSZT

W usługach pralniczych łatwo skoncentrować się na jednej liczbie: cenie za kilogram. Tylko że kilogram kilogramowi nie jest równy.

Dlatego przy wyborze pralni warto myśleć kategorią – TCO (Total Cost of Ownership).

Nie pytamy wyłącznie: „Ile kosztuje pranie?”

Pytamy: „Ile będzie kosztować nas cała usługa?”

A jak najlepiej porównać oferty?

Dobra oferta to taka, którą można rzeczywiście porównać z inną ofertą.

Jeżeli jeden dostawca podaje cenę za kilogram, drugi za sztukę, a trzeci proponuje miesięczny ryczałt, trudno mówić o prawdziwym porównaniu. Musimy mieć nie tylko te same jednostki, ale i kryteria dla każdego dostawcy takie same.

Dopiero wtedy możemy porównywać oferty „jabłka do jabłek”.

5 PYTAŃ PRZED WYBOREM PRALNI:

1. Jak będzie wyglądał cały proces obsługi naszej placówki?

2. Co dokładnie obejmuje przedstawiona cena?

3. Jak będzie rozdzielana bielizna brudna i czysta?

4. Jak wygląda obsługa sytuacji awaryjnych?

5. Jakie są gwarantowane terminy odbioru i dostawy?

 

Dobry dostawca – pralnia powinna zdejmować problem z głowy.

W przypadku szpitala czy domu opieki pralnia powinna być jednym z tych dostawców, o których personel nie musi codziennie myśleć.

Bielizna ma zostać odebrana. Ma wrócić na czas. W odpowiedniej ilości i jakości.

A kiedy wydarzy się coś nieprzewidzianego, dostawca powinien mieć lub znaleźć rozwiązanie, a nie tylko wyjaśnienie.

NAJLEPSZY WYBÓR PRALNI?

To niekoniecznie najniższa cena.

To dostawca, który rozumie potrzeby placówki, zapewnia jakość i ciągłość usługi, a kiedy pojawia się problem – reaguje, zamiast szukać wymówek.

Dopiero wtedy możemy mówić o partnerstwie, a nie tylko o dostawcy i zakupie usługi.