OUTSOURCING CZY WŁASNY ZESPÓŁ? CO NAPRAWDĘ SIĘ BARDZIEJ OPŁACA I JAKI MODEL WYBRAĆ?

To jedno z pytań, które najczęściej słyszę od ostatnich 16 lat kupując usługi sprzątania, cateringu i facility management dla szpitali, przychodni, domów opieki i innych placówek opiekuńczych.

Odpowiedź nie jest jednoznaczna i prawie nigdy nie sprowadza się wyłącznie do ceny.

W praktyce wszystko zależy od kilku kluczowych czynników:

– rodzaju świadczonej usługi,

– posiadanego budżetu,

– wielkości placówki i modelu jej funkcjonowania,

– dostępności pracowników,

– kompetencji zespołu oraz sposobu zarządzania.

1. SPRZĄTANIE

Usługa utrzymania czystości w placówkach medycznych i opiekuńczych jest jednym z najważniejszych elementów wpływających na bezpieczeństwo pacjentów i mieszkańców.

Pacjent lub mieszkaniec wyrabia sobie opinię o placówce od pierwszych minut pobytu.

Czystość budynku, gabinetów, łazienek czy części wspólnych buduje pierwsze wrażenie i bardzo często wpływa na opinię o jakości świadczonych usług. Czy tego chcemy, czy też nie, tak wygląda rzeczywistość. Z mojego doświadczenia – pierwszą opinię o placówce pacjenci wyrabiają sobie jeszcze przed spotkaniem z lekarzem czy personelem medycznym.

Opieka krótko- i długoterminowa to nie tylko pięknie urządzone wnętrza przychodni, szpitali, domów opieki, czy apartamentów senioralnych. To przede wszystkim przestrzeganie procedur higieniczno-sanitarnych, standardów utrzymania czystości oraz zasad zapobiegania zakażeniom, dzięki którym pacjenci i mieszkańcy mogą czuć się bezpiecznie!

Obecnie często słyszę pytanie od klientów:

„Czy warto utrzymywać własny zespół? Bo nie chcę przepłacać za firmę zewnętrzną”.

Moja odpowiedź brzmi ponownie: to zależy.

Jeżeli placówka jest duża, posiada stabilną kadrę oraz osoby, które potrafią efektywnie zarządzać personelem i kontrolować jakość usługi, własny zespół może być bardzo dobrym rozwiązaniem.

Trzeba jednak pamiętać, że koszt sprzątania to nie tylko same wynagrodzenia.

To również zastępstwa, urlopy, szkolenia, rekrutacja pracowników, środki czystości, sprzęt i jego serwisowanie, odzież robocza, środki ochrony indywidualnej, codzienne zarządzanie zespołem oraz przestrzeganie procedur utrzymania czystości i dezynfekcji.

Analizując koszty – nie patrzę wyłącznie na miesięczną fakturę i roczne koszty.

Warto policzyć całkowity koszt usługi (TCO – Total Cost of Ownership).

Wynagrodzenia stanowią jedynie część wydatków. Dopiero uwzględnienie wszystkich kosztów: zarządzania, absencji, szkoleń, sprzętu, materiałów, serwisu oraz ryzyk pokazuje, ile naprawdę kosztuje dana usługa.

Sprawdzajmy również koszt przypadający na łóżko lub mieszkańca, liczbę roboczogodzin/ etatów oraz zakres obowiązków zapisanych w umowie.

Pandemia COVID-19 przeszła do historii, ale i pokazała, jak ważna jest ciągłość świadczenia usług.

Dziś sytuacja wygląda inaczej, podobne wyzwania mogą pojawić się w przyszłości i szczególnie mocno odczuć je mogą mniejsze placówki.

W wielu placówkach komercyjnych outsourcing usług sprzątania okazuje się rozwiązaniem bardziej efektywnym kosztowo. Dobra firma bierze na siebie odpowiedzialność za personel, organizację pracy oraz zapewnienie ciągłości usługi.

Jest jednak jeden warunek – cena nie może być jedynym kryterium wyboru wykonawcy.

 

2. ŻYWIENIE PACJENTÓW I MIESZKAŃCÓW

Wybór modelu żywienia wbrew pozorom również nie jest prosty.

Z jednej strony mamy budżet, z drugiej oczekiwania dotyczące jakości oraz możliwości organizacyjne placówki.

I tu kolejne pytania:

1. Czy dysponujemy własną kuchnią?

2. Czy mamy odpowiednie zaplecze techniczne?

3. Czy jesteśmy w stanie zatrudnić personel i zapewnić jego zastępstwa?

Własna kuchnia daje dużą elastyczność. Łatwiej reagować na indywidualne potrzeby pacjentów i mieszkańców, aktualizować menu czy przygotowywać diety specjalistyczne. Z drugiej strony oznacza wysokie koszty inwestycyjne – wyposażenie, magazyn, personel oraz konieczność spełnienia wszystkich wymagań sanitarnych (strefa czysta/ brudna).

Outsourcing często pozwala znacząco obniżyć koszty, ale tylko wtedy, gdy dobrze przygotujemy zakres usługi i będziemy regularnie kontrolować jej jakość.

Pacjent czy mieszkaniec ocenia placówkę nie tylko przez pryzmat leczenia lub samej opieki medycznej.

Oceni ją również przez to, co codziennie zobaczy na swoim talerzu. Smak, jakość produktów, estetyka podania i odpowiednia temperatura posiłków mają znacznie większe znaczenie, niż sami zakładamy.

W czasach, gdy coraz więcej mówi się o zdrowym starzeniu i longevity, sposób żywienia ma ogromny wpływ na samopoczucie i proces powrotu do zdrowia.

 

3. FACILITY MANAGEMENT

Obsługa techniczna budynku to obszar, którego często nie doceniamy… aż do momentu pierwszej poważniejszej awarii.

Z mojego doświadczenia najlepiej sprawdza się model mieszany. W placówce warto posiadać osoby odpowiedzialne za bieżące interwencje pan “złota rączka”, który dobrze zna budynek i potrafi szybko reagować.

Natomiast obowiązkowe przeglądy techniczne wynikające z przepisów prawa budowlanego oraz specjalistyczne serwisy warto pozostawić wyspecjalizowanym firmom.

Gwarancja budynku jest bardzo ważna. Jeżeli budynek i urządzenia nadal są nią objęte, często to właśnie warunki producenta określają, kto może wykonywać przeglądy i naprawy. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować utratą gwarancji.

Takie rozwiązanie pozwala zachować bezpieczeństwo, zapewnić ciągłość funkcjonowania obiektu oraz prawidłowo prowadzić dokumentację techniczną (książkę obiektu budowlanego), w tym wymaganą dokumentację obiektu.

Co doradzam klientom?

Nigdy nie zaczynam od pytania: „Ile chcecie wydać na wsparcie techniczne budynków?”

Najpierw analizuję sposób funkcjonowania placówki i zadaję kilka pytań:

– ilu pacjentów lub mieszkańców obsługuje placówka?

– jak wygląda organizacja pracy?

– czy są osoby, które będą zarządzały usługą?

– czy budynek lub urządzenia są jeszcze na gwarancji?

– kto dotychczas był odpowiedzialny za sprawy techniczne?

Dopiero wtedy można odpowiedzialnie powiedzieć, który model będzie najlepszy.

Bardzo często okazuje się, że najtańsza oferta wcale nie oznacza najniższego kosztu. Własny zespół nie zawsze daje największą kontrolę i mamy mniejsze koszty.

Po wielu latach pracy dla ochrony zdrowia wiem jedno – nie ma jednego modelu, który sprawdzi się w każdej placówce.

Każdą decyzję warto poprzedzić: analizą kosztów, organizacji pracy, dostępności personelu i ryzyk. Dopiero wtedy można świadomie zdecydować, czy lepszym rozwiązaniem będzie outsourcing, własny zespół czy też model mieszany.

Dobrze przeprowadzony zakup usługi nie polega na wyborze najtańszej oferty. Wybieramy rozwiązanie, które będzie bezpieczne, efektywne organizacyjnie i opłacalne w dłuższej perspektywie dla firmy.