Po zakończeniu okresu budżetowania firmy, zarówno mniejsze, jak i większe, przechodzą z fazy planowania do realizacji zakupów i inwestycji. Styczeń otwiera najbardziej aktywny okres dla działów zakupów oraz osób odpowiedzialnych za optymalizację kosztów i pozyskiwanie oszczędności dla organizacji.

Koszty pracy, materiałów i usług rosną – jak co roku. Przedsiębiorstwa planując swoje budżety na 2026 rok, musiały uwzględnić wzrost kosztów, co najmniej o ok. 4% – zgodnie z inflacją z poprzedniego roku. Nie wszystko da się jednak przerzucić na ceny produktów czy usług, dlatego negocjacje i renegocjacje kontraktów stają się koniecznością.

Skuteczne negocjacje to proces, który obejmuje:

1. Dokładne przygotowanie – analiza potrzeb, rynku i możliwości.

2. Zrozumienie drugiej strony – empatia pozwala znaleźć rozwiązania korzystne dla obu stron.

3. Poszukiwanie partnerskiej współpracy – negocjacje nie powinny być polem konfliktu, lecz sposobem na budowanie trwałych relacji biznesowych.

Skuteczność negocjacji nie sprowadza się wyłącznie do ceny. Taniej nie zawsze oznacza lepiej – liczą się także warunki handlowe, elastyczność kontraktu oraz długofalowy efekt biznesowy.

W procesie ofertowania większość firm stawia cenę na pierwszym miejscu, przyznając jej najwięcej punktów. Warto jednak pamiętać, że nie powinna być jedynym wyznacznikiem przy wyborze dostawcy, z którym współpraca będzie trwała często przez rok, a nawet kilka lat.

Znajomość specyfiki branży ma kluczowe znaczenie dla skutecznych zakupów i negocjacji. Zakupy w sektorze medycznym, produkcyjnym czy deweloperskim różnią się znacząco od siebie.

Profesjonalny negocjator potrafi wynegocjować najlepsze warunki niezależnie od branży, podobnie jak dobry kupiec dokonuje optymalnego zakupu. Na przykład w sektorze medycznym renegocjacja umowy na dostawę sprzętu może obejmować nie tylko cenę jednostkową, ale także elastyczne terminy płatności czy dodatkowe usługi serwisowe lub gwarancji, co w perspektywie roku może przynieść znaczące oszczędności.

Jak podkreśla Warren Buffett: „Cena to to, co płacisz. Wartość to to, co otrzymujesz.”

Negocjacje i przemyślane decyzje zakupowe powinny zawsze dążyć do maksymalizacji wartości, a nie tylko minimalizacji kosztów. Profesjonalne podejście w tym obszarze pozwala firmom skutecznie realizować strategię oszczędnościową i inwestycyjną, zapewniając stabilny rozwój i trwałe relacje z partnerami biznesowymi.