Rok 2026 przynosi wzrost płacy minimalnej do 4 806 zł brutto, a składki ZUS rosną o ponad 8% r/r. To już nie tylko wyzwanie dla samego HR, ale realny czynnik wpływający na decyzje zakupowe i inwestycyjne. Przy inflacji z 2025 r. na poziomie ok. 4% realny koszt pracy rośnie szybciej niż w poprzednich latach.

Wyższe koszty pracy zwiększają presję na efektywność i kontrolę procesów w całych zespołach i projektach. Rośnie znaczenie automatyzacji, digitalizacji i AI w powtarzalnych procesach.

W praktyce koszty pracy wpływają m.in. na:

– rentowność projektów,

– decyzje „make or buy”,

– strategie zakupowe i inwestycyjne,

– wdrażanie automatyzacji i inwestycji technologicznych.

Praktyczne działania dla firm, które chcą utrzymać konkurencyjność i kontrolę kosztów:

1.⁠ ⁠Sprawdź, gdzie uciekają pieniądze.

Warto dokładnie przyjrzeć się kosztom pracy, całym procesom w firmie w tym obszarom kosztowym, które generują największe wydatki. Pozwala to szybko znaleźć miejsca do poprawy i oszczędności – bez obniżania jakości.

2.⁠ ⁠Patrz szerzej niż „najniższa cena”.

Decyzje zakupowe nie powinny opierać się tylko na najtańszym dostawcy i cenie. Lepiej patrzeć na efektywność i zwrot z inwestycji – czyli jak dana decyzja pomoże firmie w dłuższej perspektywie i jak wpłynie na skalowalność działań.

3.⁠ ⁠Negocjuj kontrakty z dostawcami.

Regularnie, co najmniej raz w roku sprawdzaj umowy z dostawcami i negocjuj warunki. Elastyczne kontrakty, które mogą reagować na zmiany – poziom inflacji, ceny surowców, materiałów czy usług, chronią firmę przed nagłymi wzrostami kosztów.

4.⁠ ⁠Wykorzystaj automatyzację i AI.

Tam, gdzie powtarzają się rutynowe zadania, warto wdrożyć automatyzację i inteligentne narzędzia. Dzięki temu można ograniczyć koszty pracy, przyspieszyć operacje i zmniejszyć ryzyko błędów. Jeśli firma jeszcze nie zakupiła żadnych narzędzi, warto wprowadzić usprawnienia na 2026 rok.

5.⁠ ⁠Podejmuj decyzje na podstawie danych.

Zamiast działać intuicyjnie, warto analizować różne scenariusze i przewidzieć w budżetach wzrost kosztów o szacowane 10%. Dzięki temu decyzje zakupowe i inwestycyjne są bardziej świadome, a firma mniej narażona na niespodziewane wydatki.

6.⁠ ⁠Planuj scenariuszowo.

Przygotuj strategie reagowania na pojawiające się zmiany w trakcie roku. Planowanie ryzyk i możliwości w tym zakup narzędzi do optymalizacji, pomagają szybciej reagować i utrzymać elastyczność operacyjną.

Efekt: lepsza kontrola nad kosztami, większa elastyczność w działaniu i mądrzejsze decyzje inwestycyjne. Firmy, które stosują elastyczne  podejścia, nie tylko oszczędzają, ale zyskują przewagę konkurencyjną na rynku.