W praktyce zakupowej bardzo często odpowiedź brzmi: tak.

Ta sama kategoria zakupowa. Podobne zapisy przetargowe. Zbliżone KPI. Często podobne kryteria wymagań wobec dostawcy.

Problem polega na tym, że operacyjnie są to dwa zupełnie różne światy.

Kiedy mówimy o sprzątaniu w placówkach medycznych i senior living, nie możemy patrzeć wyłącznie na samą usługę. Trzeba patrzeć szerzej i jaką ona ma funkcję, jaką pełni ona w organizacji.

I właśnie ta różnica zmienia wszystko: sposób definiowania wymagań, wybór dostawcy, konstrukcję umowy, KPI oraz późniejsze zarządzanie kontraktem.

1. Placówki medyczne – sprzątanie jako element bezpieczeństwa klinicznego.

W szpitalach i przychodniach sprzątanie nie jest usługą pomocniczą. To szereg procedur „must have” i element systemu kontroli zakażeń.

Po każdym zabiegu operacyjnym sale muszą zostać nie tylko dobrze posprzątane, ale również zdezynfekowane zgodnie z rygorystycznymi procedurami sanitarnymi, tak aby bezpiecznie przygotować przestrzeń dla kolejnego pacjenta.

W tym modelu kluczowym celem nie jest czystość pod względem wizualnym. Priorytetem jest minimalizacja ryzyka infekcji, zakażeń krzyżowych i utrzymanie bezpieczeństwa klinicznego.

A co z pacjentem? Czy zwraca on uwagę, jak wygląda sama placówka?

Czystość i pierwsze wrażenie w placówce medycznej mogą mieć kluczowe znaczenie dla postrzegania jakości usług.

Pacjent wyrabia sobie opinię nie tylko na podstawie konsultacji medycznej, ale również poprzez ocenę otoczenia, higieny i organizacji miejsca pracy personelu. Pozytywne doświadczenie buduje zaufanie, wspiera decyzję o wyborze placówki i zwiększa prawdopodobieństwo ponownego skorzystania z jej usług.

Gabriela Kaflik: „Przygotowując od wielu lat przetargi na usługi sprzątania dla komercyjnych placówek medycznych — zarówno szpitali, jak i domów opieki wielokrotnie widziałam, jak duża jest różnica pomiędzy tymi środowiskami.”

Z praktycznego punktu widzenia w placówce medycznej najważniejsze jest bezpieczeństwo pacjenta. Nie założenie, że „jakoś to będzie”. Nie przekonanie, że sama obecność dostawcy oznacza dobrze realizowaną usługę.

Tak, koszty mają znaczenie.

Excel wszystko przyjmie.

Ale na końcu to zarządzający odpowiadają za standard sanitarny, bezpieczeństwo pacjentów, zgodność proceduralną i ryzyko operacyjne placówki.

Dlatego cena jest ważnym kryterium wyboru dostawcy, ale nigdy nie powinna być jedynym. Równie istotne są:

– procedury sanitarne i epidemiologiczne jako fundament realizacji usługi, bez nich nawet najlepszy dostawca nie spełni minimalnych wymogów,

– podział przestrzeni na strefy ryzyka (czyste, brudne i wysokiego ryzyka), szczególnie istotny w środowisku szpitalnym,

– stosowanie odpowiednich środków chemicznych, dezynfekcyjnych i preparatów bakteriobójczych o potwierdzonej skuteczności,

– checklisty, audyty i dokumentowanie wykonanych czynności – ważne zarówno dla dostawcy, jak i samej placówki,

– przeszkolony personel rozumiejący środowisko medyczne, procedury oraz posiadający doświadczenie i referencje.

2. Domy opieki i senior living – sprzątanie jako element jakości życia.

W środowisku senior living i opieki długoterminowej funkcja sprzątania wygląda nieco inaczej.

To nie jest środowisko stricte kliniczne.

To codzienna przestrzeń życia mieszkańców.

Dlatego sprzątanie pełni tutaj inną rolę niż w placówkach medycznych.

Oczywiście higiena i bezpieczeństwo nadal mają znaczenie, ale równie ważne stają się komfort, estetyka otoczenia, relacje i codzienne samopoczucie mieszkańców.

Czy mieszkańcy senior living zwracają uwagę na to, kto realizuje im usługę sprzątania?

To zależy – ale bardzo często tak.

Rezydenci i pensjonariusze, dzięki codziennemu kontaktowi, budują relacje z personelem sprzątającym. Istotne znaczenie ma ciągłość obsługi, znajomość osób oraz poczucie, że do ich pokoju lub mieszkania wchodzi ktoś znany i budzący zaufanie.

Z czasem obecność personelu sprzątającego staje się naturalnym elementem codziennego rytmu życia placówki.

W praktyce oznacza to, że usługa:

– buduje poczucie domowości i przewidywalności codziennego funkcjonowania obejmuje zarówno przestrzenie wspólne, jak i prywatne przestrzenie mieszkańców,

– wymaga delikatności, empatii i umiejętności pracy z seniorami,

– opiera się na stabilności personelu i relacjach budowanych z mieszkańcami

– pod wieloma względami jest bliższa standardowi hotelowemu niż modelowi szpitalnemu,

– pencjonariusz/ rezydent przebywa w placówce 24h/ dobę, nierzadko przez wiele lat, a jego pokój czy mieszkanie pełni funkcję domu,

– pacjenci szpitalni natomiast trafiają do placówki głównie w celu wyleczenia i zwykle pozostają tam przez ograniczony czas.

Tutaj nie kupujemy przede wszystkim kontroli ryzyka klinicznego. Kupujemy komfort, jakość życia i godność mieszkańców. I to zmienia sposób kupowania usługi, przygotowywania ofertowania i samego podejścia do kontraktowania i sposobu oceny dostawcy.

3. Etat czy outsourcing? Dlaczego model realizacji usługi ma znaczenie?

Kiedy wiemy już, że są to dwa różne modele usług, pojawia się kolejne pytanie dla zarządzających: Kto powinien tę usługę realizować?

1. Własny personel placówki,

2. Czy wyspecjalizowany outsourcing FM?

3. Czy też mix. – personel własny plus profesjonalna firma sprzątająca?

Nie obawiajmy się benchmarkować rynku – dostawców, kosztów, jakości, kompetencji i efektywności modelu organizacyjnego.

W placówkach medycznych outsourcing często daje dostęp do procedur, standardów, know-how i odpowiedzialności systemowej. Nie zastanawiamy się, kto posprząta nam placówkę, kiedy personel będzie przebywał na zwolnieniu lekarskim, czy też dłuższym urlopie.

W domach opieki oraz placówkach senior living kluczowe bywają natomiast stabilność zespołu, ciągłość relacji i znajomość mieszkańców, co w części organizacji może faworyzować model wewnętrzny lub mieszany.

Jedno pozostaje jednak niezmienne – źle dobrany model organizacyjny potrafi zniwelować nawet najlepiej napisaną specyfikację usługi.

Podsumowując:

Sprzątanie nie jest jedną, uniwersalną usługą. W przychodniach i szpitalach jest częścią systemu bezpieczeństwa pacjenta.

W placówkach senioralnych staje się elementem codziennego życia, komfortu, relacji i godności mieszkańców.

Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe. To ono pozwala określić wymagania, dobrze przeprowadzić proces zakupowy, skonstruować kontrakt i skutecznie zarządzać usługą. Bo dobrze zaprojektowana usługa zaczyna się nie od samej kategorii zakupowej, ani od checklisty przetargowej.

Zaczyna się od odpowiedzi na pytanie: jaką funkcję ma pełnić w organizacji – tak, aby zarządzający mogli skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie gaszeniu pożarów.